Teilnahmebedingungen sind für jeden Spieler die auf der jeweiligen Ausschreibung genannten Alters- und DWZ-Grenzen.

Die Alterseinordnung wird strikt gehandhabt, es gibt keine Ausnahmen.

Die DWZ-Grenze zwischen Jugend- und Amateur-Pokalturnieren, sowie Amateur- und Meister-Pokalturnieren wird ebenfalls strikt angewendet.

Für die Obergrenze im Amateur-Pokal können Ausnahmen genehmigt werden – die Turnierleitung entscheidet bei einer geringfügig über der eigentlichen Grenze liegenden DWZ nach Blick auf die längerfristige DWZ-Entwicklung. Ob diese Ausnahme möglich ist, sollte bei der Anmeldung erfragt werden.

Darüber hinaus erkennt jeder Spieler (sowie Betreuer) mit der Teilnahme an einem der Pokalturniere den folgenden Kodex an:

- Die Kommunikation mit Spielern während einer Partie, sei es in Worten, Gesten oder Mimik ist untersagt.

Der Eindruck, Außenstehende würden auf einen Spieler oder eine Partie Einfluß nehmen, sollte auf jeden Fall vermieden werden – gegenteiliges Verhalten kann durch den Schiedsrichter geahndet werden.

Ist die Kontaktaufnahme zu einem Spieler im Ausnahmefall trotzdem notwendig, so hat diese im Beisein des Gegners sowie eines Schiedsrichters zu erfolgen und hat in der Regel in deutscher Sprache stattzufinden.

- Die Nutzung von Smartphones, Handys und ähnlichen möglichen elektronischen Hilfsmitteln ist im Spielbereich untersagt.

Spieler dürfen solche Gerräte nur ausgeschaltet bei sich führen.

Betreuer dürfen Smartphones, etc. aktiviert lassen, aber im Spielbereich nicht nutzen.

Als Ausnahme gilt das Photographieren zu privaten Zwecken – dies ist allerdings auf die ersten fünf Minuten einer Runde zu beschränken.

Zuwiderhandlungen – speziell das Klingeln oder Vibrieren eines Smartphones - führen bei Spielern zum sofortigen Partieverlust, bei Betreuern oder derzeit nicht aktiven Spielern zum Verweis aus dem Spielbereich.

Von notwendigen Ausnahmen (zB Notfallbereitschaft) ist die Turnierleitung vor Turnierbeginn in Kenntnis zu setzen.

- Mit der Teilnahme akzeptieren die Spieler, dass Namen und Photos von ihnen zur Berichterstattung über das Turnier verwendet werden können.

- Um die DWZ-Auswertung der Turniere zu gewährleisten, werden die erforderlichen Spielerdaten (Name, Geburtsdatum, Turnierergebnisse) an den Deutschen Schachbund weitergegeben.

- Die Betreuer (Jugendleiter, Eltern) haben dafür Sorge zu tragen, dass insbesondere minderjährige Spieler ausreichend über die hier genannten Sachverhalte informiert werden.

- Zu guter Letzt sei daran erinnert, dass all dies nur dazu dient, den reibungslosen Ablauf der Turniere zu gewähreisten, sodass alle Teilnehmer gleichermaßen ein faires Spielerlebnis genießen können. Idealerweise tragen dazu alle vor Ort anwesenden Personen nach bestem Wissen und Gewissen bei.

[in grüner Schrift Aktualisierungen August 2019]